Войти
Начать
Быстрый старт

Первый процесс и регламент по шагам

Вы создадите первый процесс в iDTU Studio: нарисуете или импортируете BPMN-схему, свяжете элементы с оргструктурой, документами и ИТ-системами, получите регламент процесса в Word.

Карта

На примере процесса "Обработка заказа клиента" – семь шагов от пустой учетной записи до готового регламента в Word:
  1. Войдите в iDTU Studio и познакомьтесь с интерфейсом.
  2. Заведите минимум справочных данных (оргструктура, ИТ-система, документы).
  3. Создайте первый процесс в дереве.
  4. Нарисуйте или импортируйте BPMN-схему.
  5. Свяжите элементы схемы со справочниками.
  6. Сгенерируйте регламент и выгрузите его в Word.
  7. Узнайте, что осваивать дальше.
Модель строим наглядную описательную – для людей, а не исполняемую для BPMS-движка.

Сколько нужно времени
  • Быстрый путь – импорт готовой схемы, привязка исполнителей по дорожкам, генерация – около 15 минут.
  • С рисованием схемы с нуля и заполнением формальных разделов – 30-40 минут.

Шаг 1. Войдите в iDTU Studio и познакомьтесь с интерфейсом

Что делать: на ваш e-mail отправлено письмо со ссылкой – пройдите по ней и задайте пароль. Войдите в вашу учетную запись (тенант) iDTU Studio. Осмотритесь – экран разделен на три панели – все дальнейшие действия в них:
  • Слева – навигация: "Процессы", "Оргединицы и роли", "ИТ-системы", "Справочники".
  • По центру – рабочая область: вкладки с редактором, карточками и регламентом.
  • Справа – контекст: свойства выбранного элемента, его связи, версии.
Три панели iDTU Studio: слева навигация, в центре рабочая область, справа свойства элемента
Пустой тенант iDTU Studio

Шаг 2. Заведите минимум справочных данных

Справочники – это единый источник правды: оргструктура, роли, внешние оргединицы, ИТ-системы, документы. Мы будем связывать с ними элементы схемы, поэтому заведем минимум. Обратите внимание: в левой панели это три разных раздела, а не один.

Что делать: добавьте несколько записей, которые будут нужны в процессе "Обработка заказа клиента":
  • Оргединицы и роли / Внутренняя оргструктура / Подразделения – ООО "Ромашка", Отдел продаж и Склад.
  • Оргединицы и роли / Внутренняя оргструктура / Должности – Менеджер по продажам и Работник склада.
  • Оргединицы и роли / Внешние оргединицы – Клиент.
  • ИТ-системы – 1С:Управление торговлей.
  • Справочники / Документы – Счет-оферта.
  • Справочники / Наборы объектов – Отгрузочные документы.
Не тратьте время на полноту – для первого процесса этого достаточно, остальное добавите позже.
Дерево навигации: разделы Процессы, Оргединицы и роли, ИТ-системы и Справочники
Минимально заполненный репозиторий для процесса "Обработка заказа клиента"
Почему это важно. Связав элемент со справочником один раз, вы получите и матрицу RACI, и разделы регламента автоматически. Справочник один на всю компанию: переименуете объект (документ или должность) – название изменится во всех процессах.

Шаг 3. Создайте первый процесс в дереве

Процессы живут в дереве, упорядочены по папкам и имеют версии: дерево процессов → папка → процесс → версия.
Что делать:
  • Раздел "Процессы" в дереве, правая кнопка мыши – контекстное меню, нажмите "Создать папку" – назовите ее "Продажи".
  • Папка "Продажи", правая кнопка мыши – "Создать процесс" – назовите его "Обработка заказа клиента".
  • Процесс "Обработка заказа клиента", двойной клик – откроется первая версия в статусе "Черновик" – можно редактировать схему.
Только что созданный процесс: пустой холст BPMN и версия в статусе Черновик
Новая пустая схема процесса

Шаг 4. Нарисуйте или импортируйте BPMN-схему

Вариант А – импорт из файла

Если у вас уже есть файл .bpmn – нажмите в панели инструментов Импорт BPMN и выберите файл. Схема откроется в один клик.
Импорт готового файла BPMN 2.0 в процесс одним действием
Импорт схемы из файла .bpmn

Вариант Б – нарисовать с чистого листа

Начните с подготовки холста. Пустой пул и стартовое событие на холсте уже есть.
  • Назовите пул – "Обработка заказа клиента".
  • Разделите пул на две дорожки (клик по пулу → значок в контекстном меню справа).
  • Подпишите дорожки: "Менеджер по продажам" и "Работник склада" (переименовать любой объект – двойной клик по нему).
Задайте основной ход процесса (workflow). Выкладывайте слева направо задачи и шлюзы из панели элементов BPMN 2.0, размещая их по дорожкам как на схеме. Стартовое событие – "Поступил заказ", дальше:

  1. Завести заказ в учетную систему
  2. Проверить наличие товаров
  3. Шлюз "Все товары есть в наличии?"
  4. Зарезервировать товары
  5. Выставить клиенту счет-оферту
  6. Отследить оплату по счету-оферте
  7. Шлюз "Оплата поступила?"
  8. Собрать заказ
  9. Отправить заказ клиенту
  10. Уведомить клиента об отправке заказа
  11. Конечное событие: "Заказ выполнен"
Добавьте две ветки отказа. От каждого шлюза отходит выход "Нет":
  • Нет товара (шлюз "Все товары есть в наличии?"): задача "Отменить заказ" → конечное событие "Заказ отменен: нет товара".
  • Нет оплаты (шлюз "Оплата поступила?"): задача "Отменить заказ" → задача "Снять резерв товаров" → конечное событие "Заказ отменен: нет оплаты".
Добавьте элементы данных:
  • Объект данных "Счет-оферта" – стрелка из задачи "Выставить клиенту счет-оферту".
  • Объект данных "Отгрузочные документы" – стрелка из задачи "Собрать заказ".
  • Хранилище данных "1С:Управление торговлей" – отдельным элементом, без стрелок к задачам (система используется почти везде, и стрелка к каждой задаче только зашумила бы схему). Привязку сделаем позже – на шаге 5, регламентное описание – на шаге 6.
Построение схемы процесса из палитры элементов BPMN 2.0 в редакторе
Создание схемы процесса в редакторе bpmn с нуля

Автоматическая проверка модели

iDTU Studio автоматически проверяет схему на корректность, стиль и полноту привязки к справочникам. В правом верхнем углу панели инструментов – индекс качества модели по 100-балльной шкале. В правой панели – результат проверки, плюс маркеры на элементах.

Множественные желтые маркеры (!) сейчас – это не ошибки: они говорят, что элементы еще не связаны со справочниками (у задач не указан исполнитель, у объекта данных – документ, у хранилища – ИТ-система). Сразу после создания схемы это нормально: пока схема – это просто картинка, связи мы добавим на следующем шаге, и маркеры станут зелеными. Если маркеры мешают рисовать – их можно скрыть кнопкой "Показать/скрыть значки" в панели инструментов.

Автоматическая проверка модели: желтые маркеры на элементах без привязки к справочникам
Автоматическая проверка модели в редакторе bpmn

Шаг 5. Свяжите элементы BPMN 2.0 со справочниками

Теперь превратим картинку в модель процесса. Выделяйте элемент на схеме кликом – в правой панели откроется раздел "Связи с репозиторием" – набор привязок зависит от типа элемента.

За каждой задачей – роли

Выделите задачу "Завести заказ в учетную систему". В правой панели – привязки ролей из матрицы RACI: Исполнитель [R], Владелец [A], Консультирующий [C], Информируемый [I]. Поставьте исполнителем этой задачи должность "Менеджер по продажам" (завели на шаге 2) – желтый маркер сменится зеленым.

Исполнитель [R] обязателен: без него на схеме остаются желтые (!), а индекс качества не дойдет до 100. Роли [A], [C], [I] – по желанию, но для полной матрицы RACI заполните и их. В регламент идут только зеленые (заполненные) привязки; там же, в "Деталях", – номер шага, описание, требования и сроки, они тоже попадут в документ.
Привязка исполнителя из справочника к задаче – роли RACI в правой панели
Привязка исполнителя из справочника к задаче на схеме

Привязка исполнителя ко всем задачам на дорожке

Выделите верхнюю дорожку и в правой панели привяжите к ней исполнителя – должность "Менеджер по продажам". Потом нажмите "Применить роли ко всем" – "Менеджер по продажам" станет исполнителем всех задач на дорожке. С нижней дорожкой и должностью "Работник склада" – аналогично.
Назначение исполнителя сразу всем задачам на дорожке процесса
Привязка исполнителя к дорожке и всем задачам на ней

Объект данных – это документ

Выделите на схеме объект данных "Счет-оферта". В правой панели одна секция – "Объекты из справочников". Найдите в окне документ "Счет-оферта" и привяжите объект со схемы к нему.
Объект данных на схеме, связанный с документом из справочника
Привязка объекта данных к документу из справочника

Коллекция – это набор объектов

Выделите на схеме объект данных "Отгрузочные документы". В контекстном меню нажмите на ключ и кликните на три вертикальные линии ("Коллекция"). В правой панели теперь можно сделать привязку к наборам объектов. Найдите в окне "Отгрузочные документы" и привяжите коллекцию к нему.
Набор данных на схеме, связанный с набором объектов из справочника
Привязка коллекции к набору объектов из справочника

Хранилище – это ИТ-система

Выделите на схеме хранилище "1С:Управление торговлей". В правой панели появилась секция: "Хранилище данных". Найдите в окне ИТ-систему "1С:Управление торговлей" и сделайте привязку к ней.
Хранилище данных на схеме, связанное с ИТ-системой из справочника
Привязка хранилища данных на схеме к ИТ-системе из справочника
Лайфхак: как не вводить руками названия на схеме. Дорожки, объекты данных, хранилища и пулы не обязательно подписывать вручную – привяжите элемент к справочнику, и iDTU Studio подставит название оттуда (у них имя и есть объект справочника). Именно поэтому в нашем примере имена на схеме и в справочнике совпадают. На задачи не распространяется – имя задачи это действие, а не объект справочника.

Оценка качества модели после всех привязок

Когда все объекты на схеме привязаны к справочникам в левой панели – индекс качества модели 100 баллов из 100.

Проверьте себя – матрица RACI

Над схемой переключитесь с вида "Диаграмма" на вид "RACI". Матрица ответственности соберется автоматически из связей: строки – задачи, колонки – роли. Мы привязали только исполнителей, поэтому в матрице только роль [R].
Матрица ответственности RACI, собранная автоматически из связей: задачи и роли
Автоматическая генерация матрицы RACI

Карточка объекта справочника

У каждого объекта есть карточка, где к объекту можно привязать файл (шаблон документа или нормативный документ), а также посмотреть, где объект используется.
Карточка объекта справочника со списком где используется в процессах
Карточка объекта справочника

Шаг 6. Сгенерируйте регламент и выгрузите его в Word

В панели инструментов редактора BPMN нажмите кнопку "Открыть регламент" – откроется новая вкладка. Пока регламента нет – увидите пустое состояние и кнопку "Сгенерировать регламент".
Пустое состояние регламента: кнопка Сгенерировать регламент и легенда Как читать регламент
Пустая вкладка регламента
Нажмите "Сгенерировать регламент" – откроется окно настройки: чекбоксы разделов документа и столбцов таблицы шагов. Семь стандартных разделов включены; шесть доплнительных ("Общие положения", "Результаты процесса", "Показатели процесса (KPI)", "Управление процессом", "Исключительные ситуации", "Потоки сообщений") по умолчанию выключены. Для первого раза оставьте как есть и подтвердите генерацию.
Диалог настройки генерации регламента: выбор разделов и столбцов таблицы шагов
Окно настройки генерации регламента
Из модели соберется документ, включающий разделы: 1. Паспорт процесса, 2. Диаграмма процесса, 3. Начало и завершение процесса, 4. Описание шагов процесса, 5. Используемые оргединицы и роли, 6. Используемые объекты, 7. Используемые ИТ-системы.
Сгенерированный регламент: таблица Паспорт процесса и начало документа
Автоматически созданный регламент процесса
Поправьте текст во встроенном редакторе (таблицы и картинки поддерживаются) и экспортируйте в Word или PDF.
Готово: у вас есть процесс в репозитории и регламент к нему – собранный из модели, а не написанный вручную.

Тонкости, которые пригодятся в дальнейшем, но не нужны для первого прохода:

  • Диаграмма появится в файле, на экране с регламентом ее не видно. В редакторе раздел "Диаграмма процесса" показывает пометку [Диаграмма BPMN вставляется при экспорте] – картинка попадет в Word или PDF при выгрузке. Это не ошибка.
  • Не гоняйте полную регенерацию. Допишете в схему новые шаги – есть "Дополнить новые шаги из BPMN" и "Обновить раздел" для точечной пересборки. Полная генерация заменит весь контент вместе с вашими правками.
  • Справа есть легенда "Как читать регламент" – расшифровка пометок [С] и [Д], ролей RACI, колонки "Используется в шагах", строк-пулов и нумерации. Загляните туда, когда документ откроется.
  • Нужны дополнительные разделы – включите их при генерации. "Общие положения" (область применения, термины, нормативные ссылки, отклонения), "Результаты процесса", "Показатели процесса (KPI)" и "Управление процессом" заполняются не из схемы, а из блока "Формальные разделы регламента" в карточке процесса. "Исключительные ситуации" (граничные события у задач) и "Потоки сообщений" (взаимодействие между пулами) берутся автоматически из схемы. Отметьте нужные чекбоксы – разделы добавятся в документ. Включенный раздел попадает в документ даже с пустыми полями – с подсказкой, что заполнить. Если пустой раздел не нужен – просто снимите галку.
Блок Формальные разделы регламента на карточке процесса: область применения, термины, KPI
Заполнение формальных разделов регламента
Формальные разделы в документе: общие положения, результаты, показатели KPI, управление
Регламент процесса с формальными разделами
В Паспорте есть строка "Дата ввода в действие". В черновике в ней прочерк – дата проставится автоматически, когда версия перейдет в статус "Действует".

Шаг 7. Что дальше?

Вы прошли базовый путь построения схемы процесса и его регламента. Дальше стоит освоить:
Взаимосвязь процессов – привязка пулов и подпроцессов к дереву процессов.
Версионирование – создание новых версий и изменение статусов при совместной работе.
Совместная работа – приглашение коллег, согласование, комментарии, блокировка диаграмм при редактировании.
Полные справочники – оргструктура, роли, ИТ-системы (система → модуль → функция), объекты.
Настройка регламента – разделы, столбцы, экспорт.
Контроль качества модели – автоматическая проверка, индекс качества модели, проигрывание токенов (Token Replay).

Нужна помощь – воспользуйтесь кнопкой обратной связи в продукте (видна всегда в правом нижнем углу).